Wie bereits in Mythos #11 diskutiert, wollen die meisten Förder:innen – wenn man sie fragt – möglichst keine Verwaltungs- und Fundraisingkosten tragen. Die dahinterstehende Argumentation lautet: Es sollen möglichst viele Ressourcen direkt in die Projekte und Programme fließen, um die Welt ein Stück besser zu machen. Watchdog-Organisationen wie das DZI versuchen, diese Effizienz zu quantifizieren. Nach deren Kriterien gelten bis zu 35 % Verwaltungskosten an den eingeworbenen Mitteln als akzeptabel – je geringer der Anteil, desto besser.

Abgesehen davon, dass das Gemeinnützigkeitsrecht eine funktionierende Verwaltung ausdrücklich voraussetzt, verkennt diese Haltung die zentrale Bedeutung von Verwaltung und Fundraising für den langfristigen Erfolg einer Organisation.

Verwaltung ist keine Last, sondern eine Grundlage für Wirksamkeit:

• Effizienzgewinne: Verwaltung ermöglicht Standardisierung und Arbeitsteilung – sowohl im Fundraising als auch in den Projekten und Programmen. Dadurch können Effizienzgewinne erzielt werden, die sicherstellen, dass mit den vorhandenen Mitteln eine größere Wirkung erreicht wird. Wirkung hängt also nicht von der Höhe der eingesetzten Mittel ab, sondern von deren effizientem und effektivem Einsatz.
• Lernen und Weiterentwicklung: Planung und Controlling sind Voraussetzungen für organisationales Lernen und damit für die langfristige Optimierung der Organisation.
• Entlastung und Spezialisierung: Eine funktionierende Verwaltung entlastet Mitarbeitende in Projekten und Programmen von administrativen Aufgaben, die von spezialisierten Fachkräften effizienter und effektiver erledigt werden können. Das steigert die Gesamtleistung der Organisation.

Fundraisingkosten sind Investitionen in Beziehungen.
Fundraising dient nicht nur der kurzfristigen Mittelbeschaffung, sondern dem Aufbau langfristiger Beziehungen zu (potenziellen) Förder:innen. Diese Investitionen amortisieren sich oft erst nach Jahren – im Nachlass-Fundraising beispielsweise nach sieben bis zehn Jahren. Dieses Denken in Investitionszyklen steht jedoch im Widerspruch zum kameralistischen Haushaltsrecht, das erst mit der Doppik beginnt, Investitionen realistisch abzubilden.

Overhead-Kosten sind kein Qualitätsindikator.
Verwaltungs- und Fundraisingkosten sind kein geeigneter Maßstab für die Qualität oder Effizienz einer Organisation. Unterschiedliche Organisationen haben unterschiedliche Bedarfe und Strukturen. In manchen Fällen übernehmen Dritte bestimmte Kosten, sodass Vergleiche zwischen Organisationen ohnehin wenig aussagekräftig sind.

Zu niedrige Overhead-Kosten gefährden die Zukunft.
Wer Verwaltung und Fundraising dauerhaft unterfinanziert, läuft Gefahr, in den sogenannten Starvation Cycle zu geraten: Fehlende Investitionen führen zu geringeren Einnahmen und sinkender Effizienz. Die daraus resultierenden Kürzungen verschärfen die Lage weiter. In der Folge verlassen qualifizierte Mitarbeitende die Organisation, Einnahmen gehen zurück und die Ineffizienz steigt. Eine Abwärtsspirale entsteht, die die Handlungsfähigkeit und Wirkung der Organisation gefährdet.