Damit Schnittstellen Brücken und keine Bruchstellen werden: Schnittstellenpflege in 5 Schritten

Was haben Schnittkäse und Schnittstellen gemeinsam? Sie entstehen aus der Teilung eines Ganzen. Was beim Schnittkäse völlig unproblematisch ist, weil es die Verzehrbarkeit garantiert, kann bei Schnittstellen völlig anders ausgehen. Schnittstellen in Organisationen sind alles andere als unproblematisch, weil oft aus dem Blick gerät, dass es um die Teilung eines zusammengehörigen Ganzen geht. Das sind nicht die einzigen Fallstricke im Zusammenhang mit Schnittstellen, wie nachfolgend berichtet wird.

Nehmen wir die Schnittstelle zwischen Fundraising und Öffentlichkeitsarbeit. Beide Abteilungen oder Funktionen arbeiten der Umsetzung des Zweckes, der Mission einer Organisation zu: Damit die Sichtbarkeit nach Außen dauerhaft gewährleistet wird, die öffentliche Meinung über die Organisation kanalisiert wird, Nachrichten interpretiert und verstanden werden können, produziert die Öffentlichkeitsarbeit Texte. Fundraising lädt Menschen dazu ein, Förderer und Engagierte der Organisation zu werden, sich zu binden, zu unterstützen, sich einbringen und produziert dafür Texte. Was verbindet? Beide Funktionen wirken wie Botschafter der Organisation für die Gesellschaft und Öffentlichkeit. Deshalb muss Content sorgfältig aufeinander abgestimmt werden, ansonsten wird der Gefahr Vorschub geleistet, nach Außen kein konsistentes Bild mehr abzugeben, zu verwirren und niemanden mehr zu finden, der fördert.

Auf den ersten Blick sieht es so aus, als würde sich eine enge Zusammenarbeit lohnen. Was aber steht dagegen?

  • Unterschiedliche Logiken:
    Fundraising hat die Logik des Beziehungsaufbaus, einer möglichst langfristigen Spenderbindung. Öffentlichkeitsarbeit hat die Logik, zu informieren und Sicherheit nach außen zu geben.
  • Begrenzte Ressourcen:
    Zusammenarbeit wird fallweise davon überschattet, dass Mitarbeiter in konkurrierenden Verhältnissen zueinander stehen z. B. weil die Anstellungsverhältnisse sich jeder Zeit verändern können. Welche Stellen sind eher verzichtbar? Wissen Sie eine Antwort?
  • Stellung in der Organisation:
    Aus der Tradition heraus haben Öffentlichkeitsarbeit und Fundraising oft unterschiedliche Anbindungen und Stellungen in der Hierarchie. Häufig erleben wir in großen Organisationen, dass die Öffentlichkeitsarbeit nahe der Geschäftsführung angesiedelt ist, während das Fundraising ein Bereich der Verwaltung ist. Dann haben beide Abteilungen verschiedene Führung, Teambesprechungsrunden und wissen wenig voneinander.
    Oder: Die Öffentlichkeitsarbeit muss Fundraising gleich mit erledigen, weil diese Funktion aufgrund immer knapper werdender Mittel plötzlich eingeführt wird. Oder das Fundraising wird von einem festen freien Mitarbeiter oder einem ehrenamtlich Engagierten übernommen.

Diese klassischen Gründe führen tendenziell zur Verselbständigung beider Funktionen / Abteilungen mit z. T. fatalen Wirkungen. Wer kann was kann man dagegen tun? Das fragt die Entscheidungen von Führung an.

  1. Die Führung sollte sich im Klaren über die strategische Bedeutung beider Funktionen für die gesamte Organisation sein. Dies sollten ALLE in der Organisation wissen.
  2. Daraus abgeleitet sollte die Führung prüfen, wie beide Funktionen / Abteilungen in der Organisation eingeordnet sind. Die Einordnung hat automatisch Konsequenzen auf:

    - größere oder geringere Bedeutung und damit größere oder geringere Angesehenheit der Funktionen / Abteilungen,
    - einen mehr oder weniger guten Zugang zu zentral wichtigen Informationen,
    - kürzere oder längere Entscheidungswege.

  3. Ein ganz enger Informationsaustausch zwischen beiden muss eingerichtet werden. Sollte sich das nicht aus der Aufbauorganisation ergeben, müssen Routinen für einen engen Arbeitskontakt und Abstimmungen eingerichtet werden.

    - Storys müssen abgestimmt, Höhepunkte der Organisation dramaturgisch gesetzt werden, die Medien müssen aus einem Guss sinnvoll designed sein.
    - Es muss konzipiert werden, welche Materialien die professionellen Ansprüche von Fundraising, welche die der Öffentlichkeitsarbeit erfüllen und wie beide einen Zusammenhang ergeben.

  4. Beide Funktionen / Abteilungen sollten regelmäßig in Klausur gehen dürfen, damit man voneinander weiß, sich in Arbeitspläne einbeziehen kann, den jeweils anderen mitdenken kann.
  5. Günstiger Weise sollten sich die Verantwortlichen beider Abteilungen nicht nur respektieren, sondern sich einbeziehen und klug abstimmen. Das geht nur über gegenseitiges Verstehen: Was tun die anderen warum? Was ist geplant? Welche Instrumente nutzen sie?

Schnittstellen werden erst dann Brücken, wenn man die Versatzstücke einbaut. Wir wünschen Ihnen dafür professionelle Achtsamkeit. Sollten Sie diese verloren haben, helfen wir Ihnen beim Brückenbau. 

Stephanie Harm & Dr. Kai Fischer

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