Die wichtigsten Tipps für einen erfolgreichen Jahresbericht

Das Jahresende steht bevor – haben Sie schon alles für Ihren nächsten Jahresbericht zusammen? Soll er so aussehen, wie letztes Jahr – und wieder genauso viel Arbeit machen?

Wenn für Sie der Jahresbericht eher eine lästige Pflichtübung ist, so nutzen Sie doch die Chance und machen dieses Jahr alles ganz anders: Mehr Spaß beim Erstellen, mehr Interesse bei den Lesern und mehr treue Spender. Hier die besten Tipps für einen erfolgreichen Jahresbericht:

Die Vorbereitung

Naheliegend, aber doch immer wieder wichtig: Je besser die Vorbereitung, desto besser der Jahresbericht. Der Jahresbericht schreibt sich nicht in den ersten Monaten des Jahres, sondern über das ganze Berichtsjahr hinweg. Das bedeutet, interessante Ereignisse, Daten, Fakten und Zahlen sollten im Jahresverlauf systematisch gesammelt und zeitnah erfasst werden. Beim Schreiben des Jahresberichts liegen so schon wichtige Informationen vor und müssen nicht erst aufwändig zusammengetragen und ausgewertet werden.

Die Aufgabe

Sie schreiben einen Jahresbericht als Erfolgsbericht. Wer will Erfolg sehen? Neben den internen Gruppen, wie Mitglieder und Belegschaft, und den Nutznießern Ihrer Tätigkeit sind es vor allem diejenigen, die Ihre Organisation unterstützen. Sei es als Schirmherr, Türöffner, Multiplikator, Finanzier, Stifter, Spender, etc.

Förderer unterstützen durch Ihre Organisation ein gemeinnütziges Ziel. Sie wollen sehen, ob und wie gut Ihre Organisation dieses Ziel erreicht hat. Der Jahresbericht bestätigt also die geleistete Unterstützung und ist Motivator für die kommende Förderung.

Im Jahresbericht müssen Sie also darstellen, welchen Effekt Sie mit Ihrer Arbeit erzielt haben. Wie bei der Mission geht es auch hier primär darum zu zeigen, was sich durch die Zweckerfüllung geändert hat. Im zweiten Schritt zeigen Sie dann, welchen Anteil Ihre Organisation daran hatte.

Die Story

Es geht also darum, das Was und Wie Ihrer Tätigkeit mit dem Warum zu verknüpfen. Das machen Sie am besten mit anschaulichen, exemplarischen Geschichten. Zeigen Sie, was sich durch Ihre Tätigkeit zum Besseren geändert hat. Belegen Sie, welcher Mitteleinsatz dafür notwendig war, welche Mitarbeiter daran beteiligt waren, wie gut Ihre Organisation aufgestellt ist, diese Arbeit durchzuführen und welchen Anteil der Förderer daran hat.

Sie verknüpfen damit die sonst langweiligen Darstellungen der Organisationsstrukturen, der Gremien und der Mitarbeiter mit der Umsetzung Ihrer Ziele. Jetzt wird deutlich, dass Ihre Organisation kein Selbstzweck ist, sondern ganz konkret an einer Aufgabe arbeitet.

Die Partner und Förderer

Diese Arbeit machen Sie unter Umständen nicht allein. Integrieren Sie in die Berichte die Partner und Personen, die Ihre Arbeit unterstützen und fördern. Zeigen Sie, wofür Sie die Mitgliedsbeiträge, die Spenden und Sponsorengelder verwendet haben.

Der Ausblick

Neben dem Blick zurück ist Ausblick auf die Zukunft genauso wichtig. Wo ist Ihre Arbeit noch nicht beendet, wo sehen Sie neue Aufgaben, was sind die weiteren Ziele und welche Aktivitäten sind geplant. Diese Informationen sind wichtig, denn sie signalisieren den Förderern, dass Ihre Organisation auch künftig aktiv an der Beseitigung von Missständen arbeitet und das Geld somit gut angelegt ist. 

Die Fakten

Neben diesem eher feuilletonistischen Teil des Jahresberichts benötigen Sie natürlich auch die bekannten Zahlen, Daten, Fakten. Für sich allein langweilig, aber jetzt logisch angeschlossen an Ihre Projektberichte.

  • Kurze Vorstellung Ihrer Organisation: Rechtsform, Gründungsdatum, Mission, Vereinsgeschichte
  • Organisationsstruktur: Gremien, Verwaltung, Anzahl der Mitglieder, hauptamtliche Mitarbeiter und ehrenamtliche Helfer, Organigramm u.ä.
  • Kooperationspartner: Sponsoren, Förderer, prominente Unterstützer
  • Finanzbericht: Mittelherkunft, Mittelverwendung mit hieb- und stichfesten und selbst für einen Laien verständlichen Zahlen und Fakten, dargestellt z.B. mit Tortendiagrammen

Die Gestaltung

Der Jahresbericht sollte nicht nur inhaltlich, sondern auch optisch überzeugen. Damit sich die Leser zurechtfinden, sollte er ein Inhaltsverzeichnis mit Seitenangeben beinhalten und mithilfe von Überschriften klar strukturiert sein. Hinzu kommt eine übersichtliche Aufstellung der Ansprechpartner mit Kontaktdaten.

Der Vertrieb des Jahresberichts

Auch der interessanteste und gelungenste Jahresbericht bringt letztlich nicht viel, wenn er seine Zielgruppe nicht erreicht. Auf welchen Veranstaltungen soll der Bericht ausliegen? Welche Förderer bekommen den Jahresbericht? Und vergessen Sie das Internet nicht: Das PDF des Jahresberichts einzustellen ist notwendig, besser wäre die Stories und die Fakten in ihre Website einzubetten. 

Stephanie Harm & Dr. Kai Fischer

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