Um die Pointe gleich vorweg zu nehmen: Die Wahrscheinlichkeit, dass ein Projekt turbulent oder gar richtig schief läuft, ist höher als die Wahrscheinlichkeit, dass es entlang der Pläne eine Punktlandung macht. Man findet empirische Untersuchungen mit der beeindruckenden Zahl, dass ca. 70 % aller großen Projekte scheitern. Dennoch ist es unvermeidlich, Projekte zu starten. Denn alle Experimente, alle größeren Vorhaben, laufen parallel zu den normalen arbeitsalltäglichen Routinen als Projekt ab: Die Planung eines neuen Arbeitsbereichs, eine Großspendenkampagne, die Einführung einer neuen Software für Abrechnungen und und und.

Ein Projekt ist zeitlich befristet mit definiertem Start und Endzeitpunkt und hinreichend komplex, weil es die kluge Verbindung vieler Details bedeutet. Es hat immer auch den Charakter einer Erfindung. Denn: obwohl es für verschiedene Projektthemen und –probleme Blaupausen gibt, müssen Sie diese immer mit Ihrer speziellen Organisation verknüpfen. Eine gute Planung stabilisiert den Projektverlauf und erhöht die Zielgenauigkeit. Dafür geben wir Ihnen hier einige Hinweise für Dinge, die Sie rund um personelle Planung und Kommunikation berücksichtigen sollten.

Unpräzise Weichenstellung am Anfang zieht große Folgewirkungen nach sich. Deshalb bedenken Sie folgende Punkte:

Genaue Zielbeschreibung

Sparen Sie nicht an Überlegungen, welches Ziel erreicht werden soll. Woran kann man das Ziel messen? Werden Sie konkret, es lohnt sich. Alle Projektmitarbeiter sollten dieselbe Vorstellung davon haben.

Wer muss einbezogen werden? 

Überlegen Sie gründlich, wen Sie in welcher Rolle in das Projekt einbeziehen wollen. Gerade am Anfang, für die Planung und die Aufstellung eines erfolgversprechenden Projektdesigns, müssen genügend Spezialisten an einen Tisch geholt werden.

Prüffragen: Wer ist der fachliche Spezialist für die Projektthematik? Welche Bereiche betrifft das Projekt? Wer hat Zeit, sich um das Projekt zu kümmern? Wer kann gut planen und organisieren?

Rollenverteilung im Team und geschickte Arbeitsteilung

Wenn alle gleichermaßen die Verantwortung für das Projekt tragen, hat sie schließlich niemand. Das ist ein Fallstrick. Benennen Sie einen Projektleiter / Leiterin und vereinbaren Sie, welche Verantwortung er / sie trägt.

Prüffragen: Was darf wer entscheiden? Wer vertritt das Projekt nach Außen? Wer ist Kontaktperson zur Führungsspitze der Organisation? Wer kommuniziert in die betroffenen Bereiche hinein? Wurde an die ehrenamtlichen Mitarbeitenden gedacht, damit auch sie angebunden bezüglich des Projekts bleiben? Sollten bestimmte vertraute Personen außerhalb bzw. Netzwerke vom Projekt wissen?
Denken Sie daran, innerhalb der Organisation zu informieren, wer in das Projekt einbezogen ist.

Personelle Ressourcen mit Slack planen
Planen Sie die Personen mit ihrer Zeit so realistisch es geht. Rechnen Sie mit dem besten und dem schlechtesten Fall durch. Denken Sie auch an praktische Fragen: Wo trifft sich die Projektgruppe ungestört?

Realistische Einschätzung der personellen Kapazitäten

Was könnte ein Engpass des Projektes sein? Eine Person, eine Zusage, eine … Beim Eintreffen welcher Situation wäre das Projekt gescheitert? Überlegen Sie für jede einzelne Person, welche Erlaubnisse sie braucht, um sich an der Projektarbeit beteiligen zu können. Prüffrage: Wovon darf sie weniger machen innerhalb der Projektlaufzeit?

Milestones planen und visualisieren

In welchen Schritten läuft das Projekt ab und wie ist ihre Reihenfolge? Welche Höhepunkte wird das Projekt haben? Bilden Sie dies sehr genau ab, es sind die Marksteine der Planung und Kontrolle. Für alle sollten sie sichtbare Richtschnur sein.

Kommunikation innerhalb der Projektgruppe

Was wird direkt besprochen? Was kann wie ausgetauscht werden? Was unterstützt die Kommunikation innerhalb der Projektgruppe? Gibt es geeignete Plattformen und Medien?

Irgendwann sind alle Punkte der Planung bedacht und der Projektverlauf beginnt: Vergessen Sie bitte nicht, einen Kick Off zu veranstalten und der gesamten Organisation zu sagen: „Nun geht es los.“ Ein Projekt ohne Kick Off ist wie der Start eines Fußballspiels ohne Anpfiff. Man muss kein Weltmeisterschaftsfan sein, um zu wissen, was dann passieren würde.