Warum kaum jemand Ihren Jahresbericht liest – und was Sie dagegen machen können

Jetzt ist es wieder soweit. In fast allen Vereinen wird der Jahresbericht geschrieben. Bei Ihnen sicherlich auch – oder?

Einen Jahresbericht zu schreiben, ist eine Menge Arbeit. Daten und Zahlen werden recherchiert, Berichte geschrieben und anschließend alles in einem guten Layout in den Druck gegeben. Kommt der Bericht aus der Druckerei oder steht als PDF auf Ihrer Website wartet er häufig vergeblich auf Leser. Trotz der vielen Arbeit scheint diese umsonst zu sein. Warum ist dies so?

Aufgaben des Jahresberichts

Zunächst einmal führt dies zu Frage, welche Aufgabe ein Jahresbericht für Sie und Ihre Organisation hat. Unterscheiden lassen sich:

  • Die Reflektion des Erreichten
    Zunächst ist ein Jahresbericht ein Führungsinstrument der Leitung. Ziele und Erreichtes in dem letzten Jahr werden gegenüber gestellt. Welche Ziele wurden erreicht, welche noch nicht und was ist überhaupt nicht gelungen? Dies bildet die Grundlage für eine gründliche Analyse – warum hat das (nicht) funktioniert? – sowie der Zielplanung für das nächste Jahr.
    In diesem Verständnis ist der Jahresbericht Teil des schriftlichen Controllings und der Reflektion über den Stand der Organisation, ihren Zielen sowie ihrer Leistungsfähigkeit. Diese Bestandsaufnahme ist eine wesentliche Voraussetzung, auf welcher der nächste Planungsprozess aufbaut. Ob der Bericht gelesen wird oder nicht, spielt hier keine Rolle, da der Fokus auf den internen Planungsprozessen liegt.
  • Die Transparenz von Projekten und Programmen
    Jeder Jahresbericht trägt zur Transparenz bei: Den Förderern und Geldgebern wird dokumentiert, wie mit den anvertrauten Ressourcen umgegangen wurde, worin sie investiert wurden und welche Wirkungen erzielt werden konnten. Damit wird deutlich, dass die Investition eine gute war – oder aus Fehlern gelernt wurde, die im nächsten Jahr vermieden werden.
    Transparenz über den Mitteleinsatz sowie über Berichte über die Projekte und Programme sind wichtig, inspirieren Menschen aber wenig. Wird aus dem Jahresbericht der Tätigkeitsbericht, werden vorwiegend die Wie- und Was-Fragen (Was hat die Organisation wie gemacht) beantwortet, ist dies für Externe nur mäßig interessant. Die Pflicht der Dokumentation zur Mittelverwendung kann hiermit genüge getan werden – wirklich lesen werden den Bericht nur die wenigsten.
  • Der inspirierende Reisebericht
    Stellen Sie sich vor, Sie wären mit Ihrer Organisation auf einer Reise – auf der Reise in eine bessere Zukunft, auf der Reise, die Mission Ihrer Organisation zu erfüllen. Im Jahresbericht beschreiben Sie dann, wo Sie sich gerade befinden. Welches Ziel haben Sie angesteuert und wo sind Sie gelandet? Welche besonderen Ereignisse haben Sie von Ihrem Weg abgebracht? Was haben Sie dabei erlebt und wie ist es Ihnen gelungen, trotz aller Ereignisse den Kurs zu halten.
    Sehen Sie Ihren Jahresbericht als Reisebericht, wird es Ihnen leichter fallen, die fesselnden Geschichten zu erzählen. In diesem Fall sind Sie oder einzelne Mitarbeiter/innen Ihrer Organisation die Hauptpersonen. Sie erleben etwas und verändern sich über die Dauer der gemeinsamen Reise. Auf diese Entwicklung können Sie Ihre Leser mitnehmen, sie begeistern und ihnen auch nebenbei erklären, wofür die Ressourcen eingesetzt wurden und wofür noch welche benötigt werden. Denn Ihre Reise soll ja im nächsten Jahr weitergehen.

In der Praxis zeigt sich, dass die beiden ersten Punkte zwar wichtig sind, mit ihnen das Potenzial der Jahresberichte nicht ausgeschöpft werden kann. Sowohl im Kontext von Planungsprozessen als auch bei der Gewährung von Transparenz spielt das Lesen des Berichts keine Rolle. Deshalb ist es auch kaum verwunderlich, wenn am Ende kaum jemand Ihren Jahresbericht tatsächlich gelesen haben wird.

Jahresberichte als Inszenierung Ihrer Organisation

Verstehen Sie ihn hingegen als Reisebericht und bauen Sie ihn dramaturgisch entsprechend auf, kann es Ihnen gelingen, tatsächlich Leser zu erreichen und diese auf Ihre Reise mitzunehmen. In diesen Fällen wird der Jahresbericht zum einem Teil der Inszenierung Ihrer Organisation. Sie machen in Geschichten und Bildern nachvollziehbar, was sich im ereignet hat, wie Sie diese Herausforderungen gemeistert haben oder auch vor welchen Problemen Sie im Moment noch stehen. Gerade dieser letzte Punkt ist ein guter Cliffhänger für den nächsten Bericht – wenn Sie sich wieder von Ihrer Reise melden und berichten.

Wenn Sie mehr zum Thema Inszenierung wissen möchten, melden Sie sich zu unseren kostenlosen Mission-Based Basics zum Thema "Inszenierung" an. Oder vereinbaren Sie einen individuelles Erstberatungsgespräch.

Stephanie Harm & Dr. Kai Fischer

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